Martinsried, 19.01.2011 - Schnelle und korrekte Anlageninventur mit MembrainPAS AM
Jede Kommune ist, wie Wirtschaftsunternehmen auch, zur jährlichen Inventur insbesondere ihrer IT-Anlagen verpflichtet. Die Stadtverwaltung Bad Homburg mit 52.000 Einwohnern beispielsweise betreut dabei an 200 Standorten etwa 1500 IT-Anlagen. Bei jeder Inventur wurden bisher die Seriennummern der Anlagen handschriftlich auf Laufzettel notiert und die Daten manuell in Excel-Listen übertragen. Diese Daten wurden dann in ein Help-System übernommen, das als Backend genutzt wird. Viele Übertragungsfehler und ein immens hoher Papier- und Zeitaufwand waren die Folgen.
Im Laufe der Jahre ist der fehlerhafte Datenbestand immer weiter angewachsen. So gab es darin nicht nur viele Rechtschreibfehler und falsche Standort-Angaben, sondern er beinhaltete auch Informationen über Anlagen, die gar nicht mehr auffindbar waren. Jede Inventur erforderte viel Zeit. Brigitte Bechthold, bei der Stadt seit 2010 für die Anlageninventur zuständig, bemängelte zudem: „Allein das handschriftliche Notieren der Seriennummern war bei vielen Anlagen schwierig, da sich die Inventarschilder häufig auf den Rückwänden befanden.“Die Anlagen waren noch nicht mit Barcode-Etiketten versehen und konnten nur an der Seriennummer oder – sofern korrekt – anhand der gespeicherten Informationen wiedergefunden werden.“
Deshalb entschied sich der städtische Produktbereich „Informationstechnik“, den Verwaltungsaufwand der Inventur deutlich zu reduzieren, Fehler zu beheben und für die Zukunft die Fehlerquote möglichst gering zu halten. Alle Anlagen sollten künftig mit einem Barcode-Etikett registriert werden, um die Daten mit Hilfe von mobilen Scannern vor Ort zu erfassen.
So recherchierte die Stadt nach einem Softwareunternehmen, das eine Standardlösung für die mobile Inventur anbietet. Bedingungen waren die Kompatibilität mit dem eingesetzten Helpdesk-System sowie eine übersichtliche und anwenderfreundliche Bedieneroberfläche. Die Entscheidung fiel dann zugunsten der Software MembrainPAS AM. Membrain entwickelt nicht nur Standardsoftware für Asset-Management-Systeme, sondern ist auch führend im Bereich von Lösungen für die mobile Datenerfassung. Die Membrain Software wurde 2007mit dem Innovationspreis Mittelstand und 2008 mit dem Industriepreis ausgezeichnet.
Nach der Testphase begann man mit der Datenerfassung der 1500 Anlagen. Diese wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Zwar wurden die Daten aus dem Backend-System automatisch übernommen, müssen aber vorher auf Fehler überprüft und ggf. korrigiert werden. Für die Etikettierung und Registrierung der Anlagen werden ein Etikettendrucker und 3 mobile Scanner eingesetzt. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass die Labels an einer sichtbaren Stelle angebracht werden, damit der Scanvorgang zukünftig schnell erledigt ist. Neue Anlagen sind dank der mobilen Scanner schnell inventarisiert. Ebenso lassen sich Umzüge vorhandener Anlagen mit einem einfachen Scanvorgang im System speichern. Beim Scannen eines Etiketts zeigt das Handheld alle Daten dieser Anlage an, die auf einfache Weise kontrolliert und berichtigt werden können. Das ist vor allem bei Anlagen vorteilhaft, die sich nicht im Rathausgebäude, sondern in den Außenstellen befinden. Mit dem Touchscreen der Mobilgeräte sind selbst manuelle Eingaben möglich.
Großen Wert legt die Stadtverwaltung außerdem auf die Rauminventarisierung. Jeder Raum wird dabei mit einem Etikett versehen. Wird der Barcode dieses Labels gescannt, zeigt der Monitor alle im Raum befindlichen Anlagen an.
Transparenz und Flexibilität durch Software und mobile Handhelds
Die Daten der Scanner werden automatisch vom System übernommen, sobald diese in die Dockingstationen eingelegt werden. Die Softwarearchitektur bietet auch eine Online-Anbindung über das System. Mit der Membrain PAS AM-Administrationskonsole können die von den Scannern erfassten Daten nochmals überprüft und dann systematisch für die Übernahme ins Backend-System bestätigt werden. Dieses Feature reduziert mögliche Fehler weiter. Die Datenansicht lässt sich mit den Filterfunktionen gezielt eingrenzen. Beispielsweise können alle Änderungen, die mit den Mobilgeräten vorgenommen wurden, angezeigt, verbucht und verworfen werden.
Von der übersichtlichen Oberfläche der Software ist die Stadtverwaltung begeistert. Ob sie nun wissen möchte, wo sich eine bestimmte Anlage befindet oder wer diese nutzt – mit MembrainPAS AM hat sie die volle Transparenz. Die nächste Inventur im Jahr 2011 wird mit MembrainPAS AM effizient und schnell durchgeführt werden.
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